Werkkleding verstrekken of vergoeden: wat is het verschil?
6 min leestijd | Geschreven door Melina Vrancken
Samenvatting
- Ter beschikking stellen: de kleding blijft van het bedrijf. Alleen zo mag je hem fiscaal op nul waarderen, dat heet een nihilwaardering.
- Verstrekken: je geeft de kleding weg en de werknemer wordt eigenaar. Dat is loon, tenzij een vrijstelling geldt.
- Vergoeden: de werknemer koopt zelf en jij betaalt terug. Ook dit is loon, tenzij een vrijstelling geldt.
- Wie eigenaar is bepaalt of je de kleding bij uitdiensttreding kunt terugvragen.
- Staat de kleding fiscaal op nul, dan mag je ook het wassen onbelast vergoeden.
- Beschermingsmiddelen moet je als werkgever onderhouden en schoonhouden. Dat staat los van de fiscale route.
Drie keer dezelfde werkjas met drie verschillende uitkomsten
Er komt een nieuwe monteur binnen en je wilt hem netjes aankleden. Werkbroek, shirt, jack en schoenen. Je kunt dat op drie manieren regelen. Ze kosten je ongeveer evenveel, maar leveren een ander eigendomsrecht en een andere belastingpost op.
Weet je het verschil niet, dan merk je dat pas als iemand uit dienst gaat of als de Belastingdienst langskomt.
Waarom ter beschikking stellen fiscaal het gunstigst uitpakt
Van de drie varianten is er één waarbij de kleding voor de Belastingdienst niets waard is. Dat is ter beschikking stellen: de kleding blijft van het bedrijf en je medewerker gebruikt hem.
De Belastingdienst waardeert die kleding dan op nul. In vaktaal heet dat een nihilwaardering. Er gaat geen belasting overheen, en het gaat niet af van je vrije ruimte. (het bedrag dat je per jaar onbelast aan je personeel mag geven)
Bij de andere twee varianten wordt je medewerker eigenaar. Dat ziet de Belasting als loon en hiervoor heb je een vrijstelling nodig om er geen belasting over te betalen. Dat kan, maar het kost meer administratie.
De drie varianten op een rij
Ter beschikking stellen
De werkkleding blijft eigendom van je bedrijf. De werknemer mag het dragen zolang hij actief is voor het bedrijf.
Dit is de enige route waarbij die waardering op nul kan gelden. Voorwaarde is wel dat de kleding aan minstens één eis voldoet: bijna alleen geschikt voor het werk, een beeldmerk van samen minimaal 70 cm² per kledingstuk, aantoonbaar achterblijven op de werkplek, of een uniform of overall zijn. De onderneming betaalt het onderhoud en de reiniging. Bij uitdiensttreding levert de werknemer de kleding in.
Verstrekken
Je geeft de kleding en de werknemer wordt eigenaar. Fiscaal is dat loon, gewaardeerd op wat de kleding op dat moment waard is. Onbelast blijft het alleen als een vrijstelling van toepassing is. Voor beschermingsmiddelen bestaat een aparte vrijstelling, juist omdat je die op grond van de Arbowet moet geven. De rest breng je onder in je vrije ruimte.
Terugvragen bij vertrek kan niet zomaar. De kleding is van hem, ook als jij hem betaald hebt.
Vergoeden
De werknemer koopt de kleding zelf en jij betaalt het bedrag terug. Ook dan wordt hij eigenaar. Fiscaal geldt hetzelfde als bij verstrekken: loon, tenzij een vrijstelling van toepassing is. Bewaar de bonnen, want zonder onderbouwing sta je zwak bij een controle.Deze route geeft de meeste vrijheid in maat en model, en de minste grip op de uitstraling.
Wie is eigenaar van de werkkleding?
Bij ter beschikking stellen is dat het bedrijf. Bij verstrekken en vergoeden is dat de werknemer. Er zit geen tussenvorm in. Leg de keuze schriftelijk vast, bijvoorbeeld in een kledingreglement of een bruikleenovereenkomst. Zet erin wat er gebeurt bij verlies, schade en uitdiensttreding. Zonder papier is het achteraf jouw woord tegen dat van je medewerker. Dat kost meer tijd dan het opstellen van één A4.
Mag je werkkleding terugvragen bij ontslag?
Alleen als de kleding ter beschikking is gesteld en dat is vastgelegd. Dan is het bedrijfseigendom en hoort het gewoon terug. Is de kleding verstrekt of vergoed, dan is de werknemer eigenaar en kun je hem niet verplichten iets in te leveren.
Levert iemand niets in en wil je het verrekenen met het laatste loon? Let op: inhoudingen op het wettelijk minimumloon zijn verboden. Voor beschermingsmiddelen mag verrekenen sowieso niet, want die kosten mogen niet bij de werknemer terechtkomen.
Reinigingskosten: wie betaalt de was?
Staat de ter beschikking gestelde kleding fiscaal op nul, dan mag je de wasbeurten onbelast vergoeden. Dat telt niet als loon, maar als kosten die je namens het bedrijf voorschiet.
Staat de kleding niet op nul, dan wordt de wasvergoeding net zo behandeld als de kleding zelf. Dus loon, of onderbrengen in de vrije ruimte.
Los daarvan geldt een harde arbo-eis: beschermingsmiddelen moeten onderhouden, gerepareerd en schoongehouden worden. Bij vervuiling met gevaarlijke stoffen hoort dat niet in een huishoudmachine. Voor de rest helpt werkkleding wassen en reinigen.
De valkuil van het kledingbudget
Een jaarlijks budget per medewerker werkt prettig, maar heeft ook nadelen.
Keer je het niet-bestede deel uit als geld, dan telt dat als een eigen bijdrage van de werknemer. Daarmee vervalt de vrijstelling voor beschermingsmiddelen. Laat een restbudget vervallen of koop zelf in. Dat houdt de vrijstelling overeind. Een ander nadeel is de verdeling van het budget. We zien in de praktijk nog weleens dat een werknemer er eerder voor kiest om een groot deel van het budget te gebruiken voor trendy werkschoenen dan voor extra kleding sets. Dit is iets wat je als werkgever zou kunnen vastleggen.
Welke variant past bij jouw bedrijf?
Wil je een uniforme uitstraling en een schone administratie, dan is ter beschikking stellen met een beeldmerk van 70 cm² en een kledingreglement de eenvoudigste manier.
Gaat het om veiligheidsschoenen, waar pasvorm en persoonlijke voorkeur zwaar wegen, dan werkt vergoeden of verstrekken via de arbo vrijstelling beter. Lees hier meer over in: Wie betaalt werkschoenen.
Heb je een klein team en weinig administratie, dan is vergoeden het simpelst. Reken dan wel na hoeveel onbelaste ruimte je nog over hebt. Ga je eroverheen, dan betaal je 80% belasting over het meerdere.
Veelgemaakte fouten
De eerste is niets vastleggen. Zonder kledingreglement weet niemand van wie de jas is.
De tweede is denken dat “wij betalen het” hetzelfde is als ter beschikking stellen. Wie betaalt zegt niets over wie eigenaar is.
De derde is de kleding goed regelen, maar vergeten vast te leggen dat het bedrijf de belasting betaalt. Dat vastleggen heet aanwijzen als eindheffingsloon en hoort in je administratie.
Kort samengevat
Kies eerst de variant, leg hem vast en pas daarna de fiscale route toe. In die volgorde blijft het overzichtelijk.
Wil je een vaste collectie voor je team met maten in het systeem en logo’s die de 70 cm² halen? Dat regelen we in onze eigen textieldrukkerij in Wijk bij Duurstede. Bekijk bedrijfskleding bedrukken of neem contact op voor een voorstel op maat.
Bronnen: Handboek Loonheffingen, paragraaf 22.2.4 Werkkleding (nihilwaardering, reinigingskosten als intermediaire kosten) en paragraaf 22.1.9 arbovoorzieningen · Kennisgroepen Belastingdienst, KG:204:2022:18 over eigen bijdrage en arbovrijstelling · Arbobesluit artikel 8.3 lid 2 over onderhoud en reiniging van beschermingsmiddelen · Arbeidsomstandighedenwet artikel 44 · Wet aanpak schijnconstructies over inhoudingen op het minimumloon.
Dit is algemene informatie, geen juridisch of belastingadvies. Twijfel je over jouw situatie? Overleg met je boekhouder of salarisadviseur.
Wear2work · Specialist in werkkleding, werkschoenen en PBM sinds 2010
Heb jij een vraag?
Wij helpen je graag!
KlantenserviceAanbevolen werkkleding
Aanbevolen blogs
Veelgestelde vragen
